Fahrtkosten sind in der Lohnverrechnung ein Dauerthema – und eine der häufigsten Fehlerquellen bei GPLB-Prüfungen. Beim Kilometergeld 2026 gelten unverändert die Sätze aus der zweiten Jahreshälfte 2025, dazu kommt mit 1. Jänner 2026 eine praktische Neuerung für privat gekaufte Fahrkarten. Der Überblick für Betriebe in Innsbruck und Umgebung.
Die Sätze im Überblick
Die Höhe des amtlichen Kilometergeldes hängt von der Fahrzeugart ab. Wichtig ist die Zäsur zum 1. Juli 2025 – seit diesem Datum unverändert und damit auch 2026 gültig:
- PKW: 0,50 Euro je Kilometer
- Mitbeförderte Personen: zusätzlich 0,15 Euro je Person und Kilometer, wenn die Mitbeförderung notwendig ist
- Motorfahrräder und Motorräder: 0,25 Euro je Kilometer
- Fahrräder: 0,25 Euro je Kilometer
Zum Vergleich: Von 1.1.2025 bis 30.6.2025 galten für Motorrad und Fahrrad noch 0,50 Euro, davor – von 2011 bis Ende 2024 – lag der PKW-Satz bei 0,42 Euro und der Mitfahrer-Zuschlag bei 0,05 Euro. Wer alte Reisekostenrichtlinien im Betrieb verwendet, sollte sie prüfen.
Die Mengengrenzen
- Kraftfahrzeuge: maximal 30.000 km pro Kalenderjahr
- Fahrräder: maximal 3.000 dienstlich gefahrene Kilometer pro Jahr
Daraus ergibt sich für den PKW eine steuerfreie Obergrenze von 15.000 Euro pro Kalenderjahr (30.000 km × 0,50 Euro).
Was das Kilometergeld abdeckt
Mit dem Kilometergeld sind sämtliche Fahrzeugaufwendungen abgegolten – ein zusätzlicher steuerfreier Ersatz ist nicht möglich:
- Absetzung für Abnutzung (anteilige Anschaffungskosten)
- Treibstoff und Öl
- Service- und Reparaturkosten aus dem laufenden Betrieb
- Zusatzausrüstung wie Winterreifen
- Steuern und Gebühren – einschließlich Parkgebühren, Maut und Autobahnvignette
- Versicherungen aller Art, auch Vollkasko und Rechtsschutz
- Mitgliedsbeiträge bei Autofahrerclubs
- Finanzierungskosten
Gerade in Tirol relevant: Maut und Parkgebühren sind mit abgegolten. Ein separater Ersatz der Brennermaut neben dem Kilometergeld ist steuerpflichtig.
Formale Voraussetzungen
Voraussetzung für die steuerfreie Behandlung ist die genaue, fortlaufende Führung eines Fahrtenbuchs oder eines gleichwertigen Nachweises, etwa einer Reisekostenabrechnung. Das Fahrzeug muss nicht auf den Arbeitnehmer zugelassen sein – er muss aber selbst für dessen Betrieb aufkommen.
Achtung bei Pauschalen: Pauschal ausbezahlte Fahrtkostenbeträge sind lohnsteuerpflichtig, wenn nicht mindestens einmal jährlich exakt abgerechnet und der nicht ausgeschöpfte Jahresbetrag zurückgezahlt wird.
Der Dienstgeber darf das amtliche Kilometergeld auch dann in voller Höhe gewähren, wenn der Kollektivvertrag keinen oder nur einen geringeren Ersatz vorsieht. Das amtliche Kilometergeld bleibt zur Gänze frei bei Sozialversicherung, Dienstgeberbeitrag, Zuschlag zum DB und Kommunalsteuer.
Neu ab 1.1.2026: privat gekaufte Fahrkarten
Verwendet ein Arbeitnehmer für eine Dienstreise oder berufliche Fahrt ab 1. Jänner 2026 eine privat gekaufte Fahrkarte für ein Massenbeförderungsmittel, können vom Arbeitgeber
- die tatsächlichen Kosten oder
- die fiktiven Kosten des günstigsten Massenbeförderungsmittels
nicht steuerbar ersetzt werden. Das betrifft nicht die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Leistet der Arbeitgeber keinen oder nur einen teilweisen Ersatz, kann der Arbeitnehmer die Beträge als Werbungskosten geltend machen.
Für Betriebe, deren Mitarbeitende dienstlich mit Bahn oder Bus unterwegs sind, ist das eine echte Vereinfachung: Der Ersatz ist auch dann möglich, wenn das Ticket – etwa eine Jahreskarte – privat angeschafft wurde.
Wohnung, Dienstort, Dienstreise: die Abgrenzung
Fahrten zwischen Wohnort und Dienstort sind grundsätzlich Privatfahrten – abgegolten durch Verkehrsabsetzbetrag, allenfalls Pendlerpauschale und Pendlereuro. Zahlt der Arbeitgeber dafür Fahrtkostenersatz, ist dieser steuerpflichtig.
Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Arbeitnehmer zur Durchführung eines Auftrags seinen Dienstort vorübergehend verlässt. Tritt er die Dienstreise vom Wohnort aus an, tritt der Wohnort an die Stelle des Dienstortes – bei Außendienstmitarbeitern, die immer von zu Hause zu den Kunden fahren, ist die Strecke Wohnung–Kunde daher eine Dienstfahrt.
Telearbeit
Arbeitet ein Teleworker ausschließlich zu Hause und hat beim Arbeitgeber keinen Arbeitsplatz, ist seine Wohnung der Arbeitsplatz. Fahrten zum Firmensitz sind dann Dienstreisen und Kostenersätze lohnsteuerfrei. Besteht ein Arbeitsplatz im Betrieb, liegt hingegen eine Fahrt Wohnort–Dienstort vor. Zur weiteren Behandlung von Homeoffice-Kosten siehe unseren Beitrag zu Arbeitsplatz- und Telearbeitspauschale 2026.
Befristete Versetzung
Wird ein Arbeitnehmer vorübergehend einer anderen Arbeitsstätte zugeteilt, können steuerfreie Fahrtkostenersätze bis zum Ende des Kalendermonats geleistet werden, in dem diese Fahrten erstmals überwiegend – an mehr als der Hälfte der Arbeitstage – zurückgelegt werden. Ab dem Folgemonat gelten die Fahrten als Fahrten Wohnung–Arbeitsstätte, der Ersatz ist steuerpflichtig. Bei dauerhafter Versetzung gilt das von Beginn an.
Ausnahme: Baustelle, Montage und Service
Für Betriebe im Bau- und Handwerksbereich wichtig: Fahrten direkt vom Wohnort zu einer Baustelle oder zu einem Einsatzort für Service- und Montagearbeiten gelten nicht als Privatfahrten – auch nicht im Folgemonat. Kostenersätze im Ausmaß einer lohngestaltenden Vorschrift, begrenzt mit dem amtlichen Kilometergeld, können zeitlich unbegrenzt steuerfrei ausbezahlt werden. Werden zusätzlich Pendlerpauschale und Fahrtkostenersätze gewährt, sind die Ersätze bis zur Höhe des Pendlerpauschales steuerpflichtig.
Familienheimfahrten
Ist der Einsatzort so weit entfernt, dass eine tägliche Rückkehr nicht zumutbar ist – in der Regel ab 120 km –, können Kilometergelder für Fahrten zum ständigen Wohnort höchstens einmal wöchentlich steuerfrei ausbezahlt werden. Die Fahrt muss tatsächlich erfolgen und nachgewiesen werden. Wird für arbeitsfreie Tage aufgrund einer Durchzahlerregelung Tagesgeld bezahlt, sind zusätzliche Fahrtkostenvergütungen für Familienheimfahrten an arbeitsfreien Tagen steuerpflichtig.
Mehrere Arbeitsstätten: der Entfernungssockel
Hat ein Arbeitnehmer bei einem Arbeitgeber mehrere Arbeitsstätten, gilt die Fahrt von der Wohnung zur Hauptarbeitsstätte als Privatfahrt. Fahrten zwischen den Arbeitsstätten sind Dienstfahrten. Fährt der Arbeitnehmer von zu Hause nacheinander zu mehreren Arbeitsstätten, ist nur jener Teil des Kilometergeldes steuerfrei, der den Entfernungssockel – Wohnung zur Hauptarbeitsstätte und retour – überschreitet.
Beispiel: Wohnung–Hauptarbeitsstätte 19 km, von dort 24 km zur zweiten Arbeitsstätte, von dieser 8 km nach Hause. Gesamtstrecke 51 km, Entfernungssockel 38 km. Steuerfreies Kilometergeld ist für maximal 13 km möglich.
Wird auf der Fahrt zwischen zwei Arbeitsstätten die Wohnung aufgesucht, steht kein steuerfreies Kilometergeld zu – gegebenenfalls sind zwei Pendlerpauschalen zu berücksichtigen.
Häufige Fragen
Kann ich Maut und Parkgebühren zusätzlich ersetzen?
Nein, nicht steuerfrei. Sie sind vom Kilometergeld mit abgedeckt. Ein zusätzlicher Ersatz ist steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Muss das Auto auf den Arbeitnehmer zugelassen sein?
Nein. Es muss aber ein Fahrzeug sein, für dessen Betrieb der Arbeitnehmer selbst aufkommt.
Wie hoch ist das Kilometergeld für das Fahrrad 2026?
0,25 Euro je Kilometer, begrenzt auf 3.000 dienstlich gefahrene Kilometer pro Jahr.
Was gilt, wenn der Kollektivvertrag weniger vorsieht?
Der Dienstgeber kann trotzdem bis zum amtlichen Satz auszahlen – steuerfrei bleibt es bis zu dieser Grenze.
Fazit für Innsbrucker Betriebe
Die Sätze selbst sind 2026 stabil – Handlungsbedarf besteht bei den Prozessen: aktuelle Sätze in der Reisekostenrichtlinie, lückenlose Fahrtenbücher und ab 2026 die Möglichkeit, privat gekaufte Tickets nicht steuerbar zu ersetzen. Wer die Lohnverrechnung ohnehin durchsieht, sollte gleich die weiteren Werte für 2026 prüfen: Sachbezug Dienstwohnung 2026, Überstunden und Zuschläge 2026 sowie die geplante Änderung beim Sachbezug für E-Firmenautos ab 2027.
Quellen: WKO, „Fahrtkostenvergütung und Kilometergeld“ (Stand 1.1.2026); BMF, „Kilometergeld“; USP.gv.at, „Pendlerpauschale und Kilometergeld“.
