Kundenbesuch in Wien, Montage im Unterland, Schulung in Salzburg: Dienstreisen gehören in vielen Innsbrucker Betrieben zum Alltag – und in der Lohnverrechnung zu den fehleranfälligsten Positionen. Die aktuellen Sätze für Inlandsdienstreisen im Überblick, samt der Stolperfallen, die in Prüfungen regelmäßig auffallen.
Wann überhaupt eine Dienstreise vorliegt
Eine Dienstreise im Sinn des Einkommensteuergesetzes liegt in zwei Fällen vor:
- 1. Tatbestand: Der Arbeitnehmer verlässt über Auftrag des Arbeitgebers den Dienstort, um Dienstverrichtungen durchzuführen – die tägliche Rückkehr ist zumutbar.
- 2. Tatbestand: Der Arbeitnehmer arbeitet so weit weg vom ständigen Wohnort, dass eine tägliche Rückkehr nicht zumutbar ist. Unzumutbar ist sie jedenfalls ab einer Entfernung von 120 Kilometern.
Wichtig: Enthält eine lohngestaltende Vorschrift – etwa der Kollektivvertrag – eine eigene Definition der Dienstreise, geht diese vor. Die Anreise vom Wohnort zum regulären Dienstort ist nie eine Dienstreise.
Taggeld: 30 Euro für 24 Stunden
Für die Verpflegung stehen pro 24 Stunden maximal 30 Euro steuerfrei zu (bis 2024: 26,40 Euro). Höhere Beträge können auch bei Nachweis nicht steuerfrei ausbezahlt werden – unabhängig davon, ob arbeitsrechtlich ein höherer Anspruch besteht.
Dauert die Reise mehr als drei Stunden, steht für jede angefangene Stunde ein Zwölftel zu, also 2,50 Euro:
| Dauer der Reise | Anteil | Steuerfreies Taggeld |
|---|---|---|
| 0 bis 3 Stunden | – | 0,00 Euro |
| 3 bis 4 Stunden | 4/12 | 10,00 Euro |
| 4 bis 5 Stunden | 5/12 | 12,50 Euro |
| 5 bis 6 Stunden | 6/12 | 15,00 Euro |
| 6 bis 7 Stunden | 7/12 | 17,50 Euro |
| 7 bis 8 Stunden | 8/12 | 20,00 Euro |
| 8 bis 9 Stunden | 9/12 | 22,50 Euro |
| 9 bis 10 Stunden | 10/12 | 25,00 Euro |
| 10 bis 11 Stunden | 11/12 | 27,50 Euro |
| 11 bis 24 Stunden | 12/12 | 30,00 Euro |
Grundsätzlich gilt die 24-Stunden-Regelung. Nach Kalendertagen darf nur abgerechnet werden, wenn eine arbeitsrechtliche Vorschrift das vorsieht oder der Arbeitgeber mangels solcher Vorschrift so abrechnet.
Arbeitsessen kürzt das Taggeld
Bezahlt der Arbeitgeber ein der Werbung dienendes Arbeitsessen, ist das Taggeld steuerlich um 15 Euro zu kürzen. Ab zwei bezahlten Arbeitsessen pro Tag steht überhaupt kein steuerfreies Taggeld mehr zu. Wer parallel Essensbons ausgibt, sollte die Systematik kennen – dazu unser Beitrag zu den Essensbons 2026.
Die 5-Tage- und die 15-Tage-Grenze
Beim 1. Tatbestand bleibt das Taggeld nur so lange steuerfrei, als kein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit entsteht. Dieser entsteht:
- bei durchgehender oder regelmäßig wiederkehrender Tätigkeit (mindestens einmal pro Woche) am gleichen Einsatzort nach den ersten 5 Tagen,
- bei unregelmäßig wiederkehrender Tätigkeit am gleichen Einsatzort nach den ersten 15 Tagen pro Kalenderjahr.
Ab dem 6. beziehungsweise 16. Tag sind die Taggelder steuerpflichtig. Beim 2. Tatbestand gilt eine Frist von sechs Monaten an ein und demselben Ort; ab dem 7. Monat sind Tag- und Nächtigungsgelder steuerpflichtig. Bei Wechsel in eine andere politische Gemeinde beginnt die Frist neu.
Ausnahme: Taggeld nach lohngestaltender Vorschrift
Besteht aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift eine Zahlungspflicht, bleiben Taggelder für bestimmte Tätigkeiten zeitlich unbegrenzt steuerfrei – auch wenn ein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit entsteht:
- Außendiensttätigkeiten (Kundenbesuche, Service-, Patrouillendienste)
- Fahrtätigkeiten (Zustelldienste, Taxi, Linienverkehr, Transportfahrten)
- Baustellen- und Montagetätigkeiten außerhalb des Betriebsgeländes
- Arbeitskräfteüberlassung
- vorübergehende Tätigkeit an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde – hier begrenzt mit 183 Tagen
Steuerfrei bleibt aber nur der Betrag, auf den der Arbeitnehmer laut Vorschrift Anspruch hat, höchstens jedoch 30 Euro.
Nächtigungsgeld: 17 Euro pauschal – oder Beleg
Das pauschale Nächtigungsgeld beträgt 17 Euro inklusive Frühstück (bis 2024: 15 Euro) und setzt voraus, dass tatsächlich genächtigt wird. Der Nachweis ist grundsätzlich zu erbringen; ab einer Entfernung von mindestens 120 Kilometern zwischen Einsatz- und Wohnort muss der Arbeitgeber nicht prüfen, ob tatsächlich übernachtet wurde. Das Pauschale ist auf sechs Monate begrenzt.
Alternativ können belegmäßig nachgewiesene Nächtigungskosten inklusive Frühstück in voller Höhe – und grundsätzlich zeitlich unbegrenzt – steuerfrei ersetzt werden.
Weitere Konstellationen:
- Wird eine kostenlose Nächtigungsmöglichkeit inklusive Frühstück zur Verfügung gestellt, ist ein zusätzlich gezahltes Nächtigungsgeld nicht steuerfrei.
- Ohne Frühstück können ohne Beleg im Schätzungsweg 4,50 Euro pro Nächtigung steuerfrei ausgezahlt werden (bis 2024: 4,40 Euro).
- Bei bloßer Nächtigungsmöglichkeit im Fahrzeug (Lkw, Bus) bleibt das Pauschale steuerfrei, wenn tatsächlich genächtigt wird.
Der oft übersehene Vorsteuerabzug
Tag- und Nächtigungsgelder sind Bruttobeträge – die Vorsteuer ist herauszurechnen. Bei Inlandsreisen ergibt das mit 9,09 Prozent:
- Taggeld 30 Euro × 9,09 % = 2,73 Euro Vorsteuer
- Nächtigungsgeld 17 Euro × 9,09 % = 1,55 Euro Vorsteuer (oder die tatsächliche Vorsteuer laut Rechnung)
Voraussetzung sind unter anderem: tatsächliche Erstattung an den Dienstnehmer, Lohnsteuerfreiheit der Reisespesen, Durchführung der Reise im Inland und ein Eigenbeleg beziehungsweise entsprechende Aufzeichnungen in der Lohnverrechnung. Bei 200 Reisetagen im Jahr sind das über 500 Euro, die sonst liegen bleiben.
Was sonst noch abgabenrechtlich gilt
Sind Tag- und Nächtigungsgelder lohnsteuerfrei, sind sie auch von der Sozialversicherung, vom Dienstgeberbeitrag (DB), vom Zuschlag zum DB und von der Kommunalsteuer befreit. Die Fahrtkosten laufen getrennt: Für das eigene Kfz stehen 0,50 Euro je Kilometer zu, maximal 15.000 Euro pro Jahr – Details dazu in unserem Beitrag zum Kilometergeld 2026.
Häufige Fragen
Muss ich unterscheiden zwischen arbeitsrechtlichem Anspruch und Steuerfreiheit?
Ja, und das ist der häufigste Fehler. Zuerst ist zu klären, wie viel Taggeld dem Arbeitnehmer etwa laut Kollektivvertrag zusteht. Erst danach wird beurteilt, welcher Teil davon steuerfrei bleibt und welcher steuerpflichtig abzurechnen ist.
Gilt die Zwölftelregelung auch im Ausland?
Ja. Auslandstaggelder werden seit 2008 gleich berechnet wie im Inland, allerdings auf Basis der länderspezifischen Höchstsätze. Bei zwei bezahlten Essen an einem Tag verbleibt dort ein Drittel des Satzes.
Was ist mit einer Betriebsfeier am Auswärtstermin?
Betriebsveranstaltungen haben eigene Freibeträge und sind von der Reisekostenabrechnung zu trennen – siehe unseren Beitrag zu 365 Euro für Betriebsveranstaltungen.
Unterstützung in der Lohnverrechnung
Wir prüfen Ihre Reisekostenabrechnungen auf die 5-, 15- und 183-Tage-Grenzen, richten die Kürzung bei Arbeitsessen sauber ein und stellen sicher, dass der Vorsteuerabzug aus Tag- und Nächtigungsgeldern tatsächlich gezogen wird.
Quellen:
Unternehmensserviceportal (USP.gv.at), „Kosten bei Dienstreisen“, Stand 1. Jänner 2026 (inhaltlich verantwortlich: Bundesministerium für Finanzen)
WKO, „Lohnsteuerliche Behandlung von Dienstreisen“, Stand 1. Jänner 2026
Lohnsteuerrichtlinien des BMF (Auslandsreisesätze: Rz 1405)
Dieser Beitrag gibt den Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und ersetzt keine individuelle Beratung.
