Der Essenszuschuss ist eines der wirksamsten Benefits in der Lohnverrechnung: Er kostet den Betrieb keine Lohnnebenkosten, kommt beim Team spürbar an und lässt sich über Apps und Prepaid-Karten unbürokratisch abwickeln. Entscheidend sind zwei Beträge – 8 Euro und 2 Euro pro Arbeitstag – und ein sauberer Nachweis.
Die beiden Wertgrenzen
Gutscheine für Mahlzeiten sind bis zu 8 Euro pro Arbeitstag steuerfrei, wenn sie ausschließlich zur Konsumation von Mahlzeiten eingelöst werden können, die von einer Gaststätte oder einem Lieferservice zubereitet beziehungsweise geliefert werden.
Gutscheine, mit denen auch Lebensmittel eingekauft werden können, sind nur bis zu 2 Euro pro Arbeitstag steuerfrei.
Übersteigt der Wert der ausgegebenen Essensbons diese Grenzen, liegt hinsichtlich des übersteigenden Betrags ein steuerpflichtiger Sachbezug vor. Bei einer Fünf-Tage-Woche mit rund 220 Arbeitstagen im Jahr sind das in Summe bis zu 1.760 Euro pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter.
Was gilt als Gaststätte?
Der erhöhte Betrag von 8 Euro setzt voraus, dass die Gutscheine in Gaststätten eingelöst werden können, die Speisen jeder Art anbieten. Eine reine Handelstätigkeit – etwa eine Fleischerei ohne Gastronomie – reicht dafür nicht aus. Betreibt ein Handelsbetrieb zusätzlich einen gastgewerblichen Bereich, gilt der Betrag von 8 Euro nur dann, wenn die Einlösung nachvollziehbar im Gastgewerbebetrieb erfolgt (eigene Kassa) und vertraglich ausgeschlossen ist, dass der Gutschein im Handelsbetrieb eingelöst wird.
Auch für Abholung und Lieferung nach Hause
Die 8-Euro-Gutscheine können auch dann eingelöst werden, wenn die Speisen in einer Gaststätte abgeholt oder von einer Gaststätte beziehungsweise einem Lieferservice geliefert und zu Hause konsumiert werden. Für Betriebe mit Homeoffice- oder Außendienstanteil ist das ein wichtiger Punkt.
Der Nachweis: ein Bon pro Arbeitstag
Die Steuerfreiheit steht und fällt mit der Dokumentation. Der Dienstgeber muss nachweisen, dass pro Arbeitstag höchstens ein Essensbon ausgegeben wurde. Nur dann wird die abgabenfreie Ausgabe bei einer Lohnabgabenprüfung anerkannt.
In der Praxis funktioniert das so: Zu Monatsbeginn erhält eine vollzeitbeschäftigte Person beispielsweise 22 Essensbons für 22 Arbeitstage. Am Monatsende wird kontrolliert, an wie vielen Tagen tatsächlich nicht gearbeitet wurde – wegen Krankheit, Urlaub, Feiertag oder Pflegefreistellung. Die zu viel ausgegebenen Bons sind zurückzugeben, oder der Betrieb setzt einen entsprechenden Sachbezug in der Lohnverrechnung an.
Eingelöst werden dürfen die Gutscheine übrigens kumuliert und ohne wertmäßiges Tageslimit – auch am Wochenende. Die Beschränkung betrifft die Ausgabe, nicht die Einlösung.
Digitale Essensbons, Chipkarten und Apps
Essensgutscheine können in Papierform, als Chipkarte, als digitaler Essensbon, als Prepaid-Karte oder über eine vom Dienstgeber zur Verfügung gestellte App ausgegeben werden. Bei elektronischen Speichermedien identifiziert sich die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter mit der Verwendung – das ist Voraussetzung für die Steuerbefreiung – und erwirbt damit den unwiderruflichen Anspruch auf den (teilweisen) Zuschuss.
Die elektronische Karte darf mehrmals pro Arbeitstag verwendet werden. Wichtig: Die Zahlung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters und der geleistete Dienstgeberzuschuss müssen exakt zuordenbar sein.
Verpflegung im Betrieb: unbegrenzt steuerfrei
Verpflegt ein Betrieb seine Mitarbeitenden freiwillig – also ohne kollektivvertragliche Verpflichtung – unentgeltlich oder verbilligt am Arbeitsplatz, ist dieser Vorteil betraglich unbegrenzt steuerfrei. Das gilt für die Kantine oder Werksküche ebenso wie für den Fall, dass ein Gastwirt die Verpflegung in den Betrieb liefert und dort konsumiert wird. Voraussetzung: Die Rechnung lautet auf den Dienstgeber und wird von diesem bezahlt.
Sonderfall Dienstreise
Auf Dienstreisen sind Restaurantgutscheine (bis 8 Euro pro Arbeitstag) wie Taggeld zu behandeln. Übersteigt die Summe aus ausbezahltem Taggeld und dem Wert des Restaurantgutscheins den abgabenfreien Höchstwert für diese Dienstreise – etwa 20 Euro bei einer achtstündigen Inlandsdienstreise –, ist der übersteigende Betrag abgabenpflichtig.
Lebensmittelgutscheine bis 2 Euro bleiben bei einer Dienstreise hingegen unberücksichtigt.
Häufige Fragen
Wie viel Essenszuschuss ist 2026 steuerfrei?
8 Euro pro Arbeitstag für Gutscheine, die nur zur Konsumation von Mahlzeiten aus Gaststätten oder Lieferservices eingelöst werden können; 2 Euro pro Arbeitstag, wenn damit auch Lebensmittel eingekauft werden können.
Was passiert mit Bons für Urlaubs- oder Krankenstandstage?
Sie sind zurückzugeben oder als Sachbezug abzurechnen. Der Betrieb muss nachweisen können, dass pro Arbeitstag höchstens ein Bon ausgegeben wurde.
Zählt die Kantinenverpflegung auf die 8 Euro an?
Nein. Freie oder verbilligte Mahlzeiten am Arbeitsplatz sind betraglich unbegrenzt steuerfrei, sofern die Rechnung an den Dienstgeber geht und von ihm bezahlt wird.
Sind App-basierte Essensbons zulässig?
Ja. Papier, Chipkarte, digitaler Bon, Prepaid-Karte und App sind gleichermaßen möglich, solange Zahlung und Zuschuss exakt zuordenbar sind.
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Quellen: WKO – Freie oder verbilligte Mahlzeiten (Stand 1.6.2025); BMF – Steuerfreie Leistungen des Arbeitgebers.
Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung. Gerne richten wir den Essenszuschuss in Ihrer Lohnverrechnung prüfungssicher ein.
