Die **Finanzverwaltung plant, die elektronische Zustellung von Schriftstücken ab dem 1. September 2025 zu erweitern. Diese neue Regelung betrifft alle Unternehmen, die eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben, und umfasst auch Kleinunternehmer, die auf ihre Umsatzsteuerbefreiung verzichtet haben. Echte Kleinunternehmen, die umsatzsteuerlich nicht erfasst sind, bleiben von dieser Umstellung ausgenommen.
Einführung der elektronischen Zustellung
Rechtswirksame Zustellung
Die elektronische Zustellung wird ausschließlich über FinanzOnline erfolgen, wobei Schriftstücke mit der Abrufbarkeit in FinanzOnline als rechtmäßig zugestellt gelten. Fristen setzen mit dem Zustellungsdatum ein und sind unabhängig davon, ob das Schriftstück tatsächlich abgeholt wurde.
E-Mail-Benachrichtigungen
Unternehmen werden über neue Schriftstücke per E-Mail benachrichtigt, sofern sie eine aktuelle E-Mail-Adresse hinterlegt und die Benachrichtigungsfunktion aktiviert haben. Es empfiehlt sich, eine allgemeine E-Mail-Adresse zu hinterlegen, die auch während Abwesenheitszeiten wie Urlaub oder Krankheit abgerufen werden kann.
Zustellvollmacht und direkte Zustellung
Zustellvollmachten an Steuerberatungskanzleien bleiben unter der neuen Regelung weiterhin gültig. Ausgewählte Schriftstücke, wie beispielsweise Mahnungen, werden direkt an die Databox in FinanzOnline zugestellt.
Handlungsempfehlungen
Um einen reibungslosen Übergang zur elektronischen Zustellung zu gewährleisten, sollten Unternehmen regelmäßig auf FinanzOnline zugreifen. Es ist wichtig, die hinterlegte E-Mail-Adresse regelmäßig zu prüfen und bei Bedarf zu aktualisieren sowie sicherzustellen, dass die E-Mail-Benachrichtigung aktiviert ist. Ein zusätzliches Archivieren der Dokumente außerhalb von FinanzOnline wird empfohlen, ebenso wie die Organisation interner Weiterleitungen bei Abwesenheiten.
Verknüpfung mit dem Unternehmensserviceportal (USP)
Bei einer Verknüpfung mit dem Unternehmensserviceportal erfolgt die Benachrichtigung über den USP-Postkorb. Das System erlaubt die Eintragung mehrerer Zustellbevollmächtigter und Verständigungsadressen, um eine reibungslose Kommunikation sicherzustellen.
Diese umfassenden Änderungen unterstreichen die Notwendigkeit für Unternehmen, sich auf die elektronische Kommunikation mit den Finanzbehörden vorzubereiten, um Verzögerungen und Missverständnisse zu vermeiden. Im Mittelpunkt steht die Schaffung effizienter und zuverlässiger Prozesse zur Bearbeitung und Verwaltung von Steuerinformationen.
