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E-Zustellung erklärt

Die digitale Zustellung ist mittlerweile ein unverzichtbarer Teil des (Unternehmens-)Tagesgeschäfts. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung werden immer mehr offizielle Dokumente auf elektronischem Wege versendet. Die Pluspunkte sind evident: Sei es auf dem Laptop oder Smartphone, im Büro oder mobil – durch den digitalen Posteingang können Unternehmer:innen stets auf empfangene Briefe, Bescheide oder andere behördliche Dokumente zugreifen.

Das elektronische Postfach gewährleistet einen sicheren und verlässlichen schriftlichen Austausch digital. Und das ganz ohne Kosten.

Digitale Zustellung - Gesetz

Das Fundament für die digitale Zustellung bildet das Recht auf elektronischen Verkehr mit Behörden nach § 1a E-Government-Gesetz (E-GovG), das bereits 2020 in Kraft trat. Seitdem führen Behörden Zustellungen digital durch, vorausgesetzt, die Empfängerin oder der Empfänger ist bei einem elektronischen Zustelldienst registriert.

Des Weiteren sind nach § 1b E-GovG alle Dienstgeber:innen verpflichtet, sich an der elektronischen Zustellung zu beteiligen.

Wie funktioniert die digitale Zustellung?

Falls ein behördlicher Brief an euch vorbereitet wird, wird vor dem Versand automatisch überprüft, ob eine digitale Zustellung möglich ist. Sollte dies zutreffen, erhaltet ihr das Schreiben auf digitalem Wege. Ansonsten erfolgt der Versand per Post in gedruckter Form.

Kommt ein Brief elektronisch in eurem Posteingang an, erhaltet ihr eine Benachrichtigung per E-Mail oder SMS. Danach könnt ihr euch im Portal anmelden und das Dokument einsehen.

Vorteile der digitalen Zustellung: Kostenfreies elektronisches Postfach Garantiert SPAM-frei Sicher und vertraulich Rund um die Uhr an sieben Tagen die Woche erreichbar Keine “gelben Zettel” Weltweit zugänglich Dokumente können digital archiviert werden Beschleunigte Verfahrensabläufe Wo kann man sich anmelden? Die Registrierung für die digitale Zustellung erfolgt im Unternehmensserviceportal (USP) und wird im Bereich “Mein Posteingang” aktiviert. Unternehmen, die FinanzOnline nutzen, wurden automatisch für die digitale Zustellung aktiviert. Wir raten dazu, die hinterlegten Daten im USP zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.

Vorsicht:

Achtung: Versäumen der elektronischen Bescheidzustellung in die FinanzOnline-DataBox In diesem Kontext möchten wir auf ein aktuelles VwGH-Urteil bezüglich des Versäumens der elektronischen Bescheidzustellung hinweisen: Die Mutter des Kindes erhielt im Februar 2020 einen (schriftlichen) Bescheid vom Finanzamt bezüglich der Rückforderung der Familienbeihilfe und legte dagegen Beschwerde ein. Das Finanzamt erteilte einen (digitalen) Mängelbehebungsauftrag zur Behebung formeller Mängel der Beschwerde. Dieser Mängelbehebungsauftrag wurde der Mutter des Kindes in die FinanzOnline-DataBox zugestellt. Da die Mutter des Kindes die Zustellung in die Databox übersah und daher nicht reagierte, wurde das Beschwerdeverfahren eingestellt.

Der Antrag der Mutter auf Wiedereinsetzung wegen Versäumnis der Frist blieb erfolglos. Wer als Nutzer:in von FinanzOnline weder ausdrücklich auf die Möglichkeit der elektronischen Zustellung verzichtet noch angemessene Maßnahmen ergreift, um rechtzeitig Kenntnis über elektronische Zustellungen zu erlangen, handelt grob fahrlässig.